הפקת אירוע או ועידה

10 מונחי חובה להפקת אירוע חברה

קרה לכן שעמדתן פעם בסיור ספקים ולא הבנתם חצי מהמונחים? קורה לכולן 😊 יצא לכם לדבר עם ספק ולחשוב שהוא לא מכאן? גם זה קורה פה ושם.. לכן הכנו עבורכם מסמך שמרכז בצורה ברורה ופשוטה את עשרת מונחי חובה להפקת אירוע מעולה!

אסטרטגיה

אסטרטגיה היא תוכנית מפורטת לניהול בדרך להשגת מטרת-על בתחום מסוים. אסטרטגיית מיתוג עוסקת בין היתר בזיהוי ואיפיון הקול הייחודי של המותג, בבידול שלו ובאה לידי ביטוי באופן חזותי וכמובן במסר השיווקי.
אסטרטגיית תוכן היא האופן בו נבחרים ערוצי המדיה וסוגי התכנים שיוצרים ערך ומשמעות עבור הקהל שלכם. בחירה מדויקת תחזק את תדמית המוצרים והשירותים שהמותג שלכם מציע. אסטרטגיה טובה מטמיעה לאורך זמן את הבידול והייחוד אותו אתם מציעים ללקוחות או לעובדים שלכם.

הבריף

בריף אירוע הוא המסמך החשוב ביותר במונחי החובה להפקת אירוע. הבריף הוא מסמך עבודה שנועד לתאם ציפיות בתהליך העבודה המשותפת בין נותן שירות ללקוח. בריף איכותי יכלול רקע אסטרטגי על הפרויקט, קהל יעד, מטרות ויעדים, תקציב, לוחות זמנים, אמצעי פעולה עיקריים, מתודולוגיית עבודה ואפילו הפקת לקחים מפרויקטים קודמים. יש סוגים שונים של בריפים: בריף הפקה, יח"צ, קופירייטר, מעצב, מנהלת קריאטיבי, תוכן ועוד. חשוב להתאים את הבריף לנותני השירות, להיות ברורים תוך הקפדה על שקיפות ולהתייחס לכל רכיב רלוונטי לעבודה.

 

בריף לאירוע, לוחות זמנים

קונספט אירוע

בתרגום פשוט קונספט זה מושג, רעיון. בענף השיווק, אירועים וקריאייטיב, קונספט הוא השלד או המסר של הפרויקט כפי שהוא עובר בכל מרכיביו. המושג שנוי במחלוקת לאור השימוש השגוי בו. במקריםמסוייים הכוונה היא רק לתמה, לנושא גרפי חזותי באירוע. חשוב לזכור שקונספט, בניגוד לתמה, עובר בצורה אורגנית גם בתוכן הבימתי, האוכל, תקשורת חזותית וקשת חווייתית רחבה של יישומיים, ולא רק בכותרת.

קונספט לאירוע

גאנט עבודה

הכלי החשוב ביותר לניהול פרויקט. מסמך בצורת תרשים, אקסל או רשימת מכולת, תלוי איך אתם מעדיפים לנהל את הפרויקטים שלך. מטרת המסמך היא לחייב את כל המעורבים בפרויקט להתקדמות על-פי לוח זמנים משותף. בעזרת המסמך הזה תוכלו לתעדף, לנתב ולקדם פרויקטים בכל תחום בצורה חלקה ושקופה. גאנט עבודה הוא כלי משמעותי בעולם ההפקות והוא כולל סוגי משימות, צוותים אחראיים, משך ביצוע, דד-ליינים ואופן ביצוע מטלות. סוד הצלחתו טמון בהקפדה על תאריך התחלה וסוף לכל משימה והבנת ההשלכות הקיימות בתלות שבין משימה אחת לשניה.

פרזנטציה

כולנו יודעים מה זה "פרזנטציה", או מצגת בעברית, ובלי קשר לפורמט (PowerPoint, PDF). בפרזנטציית קונספט לאירוע נהוג להציג את הרעיון שמוביל את הפרויקט, את הפיצוח האסטרטגי, סקיצות ראשוניות, רפרנסים חזותיים, לוחות השראה ויישומים לדוגמה. במהלך הפרזנטציה חשוב לתאם ציפיות בנוגע לנראות, החוויה ותוכן הפרויקט. פרזנטציה יכולה להיות פרונטאלית או באמצעים דיגיטליים ויכולה לכלול דיונים, שאלות קהל, ואינטראקציות מובנות שיעשירו את הטמעת החומרים.

פרזנטציה לאירוע

ליין אפ (תַּסְדִּיר) ופלואו (תזרים)

ליין אפ הוא מושג מעולם האירועים וההפקות אבל מוכר גם בתחום התקשורת. בהפקות מדובר במסמך ניהול אירוע בין אם ההפקה היא פסטיבל, אירוע השקה או טקס. המסמך כולל את רשימת האייטמים המתוכננים, הערות הפקתיות ושמות האנשים בשרשרת הדיווח שאחראיים לכל פעולה. המסמך ליין-אפ מציג פלואו (תזרים) של קהל לתוך החללים השונים של האירוע ומסייע לנו לצפות עיכובים בלוחות הזמנים ולהיערך להשלכות על שאר ההתרחשויות. ליין אפ מהודק יגרום לאירוע שלך לתקתק וללקוחות שלך לעבור חוויית אורח VIP נטול דאגות באירוע של עצמו.

סיור לוקיישנים

מעמד היכרות עם מקומות פוטנציאליים לקיים בהם את האירוע. בסיור לוקיישנים נפגשים צוות ההפקה, הלקוח ובעל המקום במטרה לתאם ציפיות. בסיור חשוב לחדד את הצרכים, להבין היבטים טכניים ולוגיסטיים של המקום ולהעריך מחדש את רמת ההתאמה של המקום לקהל ולמטרות האירוע. סיור כזה עוזר לחדד את אופן והיקף עבודת ההפקה שהאירוע ידרוש. תובנות מפגישה כזו לרוב ישפיעו על מבנה התקציב וגאנט העבודה.

 

ביתן 2 אקספו

פגישת ספקים

מעמד היכרות עם בין ספקים, נותני שירות וצוותי הפקה המעורבים בפרויקט בלוקיישן הנבחר. לרוב, מפגש זה יתקיים בטווח של שבועיים ממועד האירוע והוא מאפשר לרדת לרזולוציות משמעותיות בכל שלב באירוע ובהקמה, בהתייחס לכל ספק. מטרת המפגש היא גם לסנכרן בין הספקים השונים והמקום, על מנת ליצור ביום האירוע סינרגיה מושלמת. בקיצור, אחת הפגישות החשובות ביותר לפני האירוע עצמו.
פגישת ספקים

סקיצה, תכנית ריצפה, הדמיות

זה המקום לעשות סדר במונחים! סקיצה בעברית זה רישום. בז'רגון של ענף האירועים הכוונה היא לאמצעי המחשה ראשוני, לרוב בצורה של תוכנית רצפה, ממנה אפשר להבין את עיקרי המרכיבים בתפיסת החלל, החוויה, תזרים הקהל וממשקים שונים עם התוכן. יש סוגים שונים של סקיצות, למשל סקיצה סכמטית, שהיא המחשה לא מדויקת מבחינת מידות וקנה מידה, לעומת שרטוט אדריכלי שאמור להיות הדבר הקרוב ביותר לביצוע. לאחר אישור סקיצות ניתן להתקדם לשלב ההדמיות. הדמיה היא מידול בתוכנה לעיצוב ותכנון בתלת ממד שנותנת תמונה ריאליסטית שמתייחסת לצבע, מרקמים, חומרים, תאורה, אור וצל ועוד מרכיבים נוספים להבנה מעמיקה של נראות האירוע.

תכנית ריצפה לאירוע

חבילת סמינר

חבילת סמינר זה מודל תמחור של אולמות אירועים ומלונות רווח בעולם הכנסים והוועידות. חבילות סמינר מציעות תכולה משתנה בתמורה לסכום קבוע מראש פר-אורח. בין היתר נכללים בחבילות סמינר סעיפים כמו אוכל, חללי אירוח שונים, אמצעי הקרנה, ריהוט, צוות ועוד. חשוב לברר בכל עסקה מה היא כוללת ולא לקחת שום דבר כמובן מאליו. חנייה, עיצוב וציוד מיוחד לדוגמה לרוב לא יהיו כלולים בעסקאות מהסוג הזה.

לסיכום:

זהו מילון מונחים ראשוני של מונחי החובה להפקת אירוע (המשך יבוא!), אבל חשוב מאוד להכיר את המונחים כששוכרים חברת הפקה להפיק אירוע חברה, אירוע השקה או ועידה גדולה, זה יחבר אתכם לעשייה ויבנה תקשורת בריאה וטובה יותר עם חברת ההפקה והספקים ובסופו של יום, יוביל אתכם לאירוע מוצלח ומקצועי

שתפו
שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest

עוד מהבלוג...

אירועים אונליין לחברות
אוטוטו שנה לקורונה אבל נראה שחלק מהפורמטים כאן להישאר. אז רצינו לעשות לכם קצת סדר בבלאגן והכנו לכם סקירת אירועי אונליין לחברות וארגונים במיוחד לתקופה הזו, כדי שתוכלו להבין אילו אפשרויות קיימות אצלנו ומה הכי טוב עבורכם!
Nespresso-Vertuo-open-(8)
מאז שהגיחה לעולמינו המצלמה הקדמית לטלפון שלנו, פצחה לחיינו תרבות "הסלפי". גם המתנגדים הגדולים ל"תרבות" הזו לא יכולים, שלא להשתמש מידיי פעם במצלמה הזו. השועלים הוותיקים, אנשי השיווק ומובילי דעת קהל, יודעים לסרוק את השטח ולחפש את הרקע הנכון והמתאים להצטלם עליו. אז איך אנחנו יכולים לעזור לאורחים שלנו להנות ועל הדרך לשווק גם המותג שלנו? ספויילר, בעזרת קיר צילום לאירועים וארגונים ככלי לשיווק חוויתי . כל התשובות בסקירה שהכנו!
Master origan (12)
בדיוק כמו שמותגים מקדישים תשומת לב להיבטים סביבתיים וחינוכיים בעשייה שלהם ככה ראוי לקחת אחריות על התנהגות המותג בתחומי תרבות, עיצוב ותוכן.
קונספט אירוע
קונספט אירוע זה אחד המונחים הרחבים והמבלבלים בתחום של שיווק חווייתי, ואפשר למצוא אותו גם בענפים אחרים, כמו קריאייטיב, אירועים, עיצוב גרפי, כתיבה, הפקות תוכן, ועוד. קונספט זה הקשר הרעיוני שבין עיצוב, מסר וקהל. קונספט הוא הרעיון עליו תתבסס פעילות שיווק וצורת התקשורת שלו לקהל היעד.

רגע לפני השיגור

ענה/י על כמה שאלות